Do biura wracajmy bezpiecznie. Jak przygotować biuro na powrót pracowników.

 

 

Stopniowe łagodzenie obostrzeń związanych z pandemią Covid-19 powoduje, iż część pracowników już wróciła do biur, a część przygotowuje się do powrotu. Czy możemy sprawić by miejsca pracy były całkowicie bezpieczne? Na pewno możemy zminimalizować ryzyko zachorowań, a przede wszystkim zapewnić pracownikom psychiczny komfort, tak, by ze spokojem wrócili do swoich obowiązków. Do pracodawców należy podjęcie działań mających na celu zapewnienie bezpiecznego miejsca pracy, pracownicy natomiast powinni dostosować się do zaleceń oraz aktywnie uczestniczyć w kształtowaniu nowej sytuacji w biurze. Jak przygotować biuro, aby pracownicy chcieli do niego powrócić i by czuli się bezpieczni? Jak przygotować przestrzeń do spotkań, by już wkrótce spotykać się z klientami i kontrahentami i aby kreatywny zespół mógł kontynuować pracę w bezpiecznych warunkach? Rozwiązań jest wiele, warto wybrać te dostosowane do charakteru firmy.

 

Obowiązki pracodawcy w zakresie przygotowania miejsca pracy

 

Przede wszystkim warto przyjrzeć się zaleceniom, które dla firm wznawiających pracę wydała Państwowa Inspekcja Pracy. Działania mające zmniejszyć zagrożenie  zostały w nich podzielone na kilka obszarów: środki techniczne, organizacyjne, ochrony osobistej  i behawioralne.

Poniżej przywołujemy treść zaleceń ogłoszonych 6 maja 2020 r przez Państwową Inspekcję Pracy, która, choć bardzo nieprecyzyjna, stanowi punkt wyjścia w zaplanowaniu reorganizacji biura do nowych warunków.

 

PIP zaleca zastosowanie następujących rozwiązań:

– środki techniczne (środki ochrony zbiorowej, np. obudowy pleksiglasowe, oddzielanie stanowisk pracy przegrodami); należy unikać elementów, które nie są zwarte lub mają przestrzenie, takich jak rośliny doniczkowe, lub które stwarzają dodatkowe ryzyko, np. potknięcia się pracownika, czy upadku przedmiotu. Jeśli nie można zastosować przegrody, należy zapewnić dodatkową przestrzeń między pracownikami (odstęp min. 1,5 m.); konieczne jest dbanie o sprawną i wydajną wentylację pomieszczeń;
– środki organizacyjne (np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i ilości przerw w pracy, kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy);

– środki ochrony osobistej (np. półmaski FFP2 i FFP3, N95 itp.);

– środki behawioralne (np. obserwacje przestrzegania reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami);

– działania przeciwepidemiczne (np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i elementów środowiska pracy – blatów, klamek, poręczy, wyposażenia technicznego np. wspólne drukarki i kopiarki; zwiększenie częstotliwości sprzątania pomieszczeń pracy, a przede wszystkim pomieszczeń higieniczno –sanitarnych; przypominanie o zasadach higieny – praktyczne informacje rozmieszczone w ogólnodostępnych miejscach zakładu pracy, dostępne na stronach internetowych m.in. Państwowej Inspekcji Sanitarnej).

Zalecenia w zakresie technicznego przygotowania biur

W tym artykule skupimy się na pierwszej części zaleceń czyli środkach technicznych. Trzeba przyznać, że powyższe zalecenia zostały określone bardzo ogólnie, ale wynikają z nich dwie kluczowe informacje: konieczność stosowania przegród oddzielających stanowiska pracy oraz zapewnienie dodatkowej przestrzeni pomiędzy pracownikami (odstęp min. 1,5 m)

Przyjrzyjmy się rozwiązaniom, które pozwolą nam przygotować biuro zgodnie z powyższymi wskazówkami.

 

1. Stworzenie dystansu pomiędzy pracownikami w biurze

Zalecenie zapewnienia dodatkowej przestrzeni pomiędzy pracownikami budzi wątpliwości interpretacyjne. Nie jest jasne czy chodzi o odstęp pomiędzy pomiędzy stanowiskami pracy czy pomiędzy pracownikami. Niewątpliwie jednak zgodnie z zaleceniami PIP należy zadbać o bezpieczną odległość pomiędzy osobami poprzez taką reorganizację biura by stworzyć bezpieczny dystans pomiędzy pracującymi. Najprostszym rozwiązaniem jest takie ustawienie biurek by pracownicy siedzieli od siebie maksymalnie odsunięci (min. 1,5 m). Ten etap ułatwia posiadanie mobilnych stanowisk pracy pozwalające na szybką i łatwą rearanżację biura.  Oczywiście w sytuacji niewielkich biur będzie to często trudne i tu kluczowe stanie się oddzielanie stanowisk przegrodami.

 

2. Zastosowanie przegród oddzielających stanowiska pracy i pracowników.

W zależności od potrzeb organizacyjnych możemy zastosować szereg różnych rozwiązań, z których obecnie najczęściej stosowane stanowią przegrody pleksiglasowe oraz przegrody międzybiurkowe oraz obudowujące stanowiska pracy.

 Przegrody pleksiglasowe, idealne do zastosowania w miejscach, gdzie ważny jest kontakt wzrokowy z pracownikiem lub klientem, zapewniają dopływ naturalnego światła, charakteryzują się wizualną lekkością, wtapiają się w otoczenie, dzięki czemu nawet w przestrzeni open space z dużą ilością stanowisk pozwalają na zachowanie spójności wnętrza. Przegrody są łatwe w montażu, a przede wszystkim pozwalające na częstą dezynfekcję;

Przegrody międzybiurkowe płytowe lub tapicerowane. Przegrody tapicerowane oprócz funkcji oddzielającej spełniają również rolę wyciszającą wnętrze. Warto zastosować te o wysokości 35 cm lub 50 cm. Nadal umożliwiają kontakt wzrokowy z pozostałymi pracownikami, ale stanowią barierę ochronną , a dodatkowo, zwłaszcza te tapicerowane, minimalizują hałas.

Panele tapicerowane wysokie, tworzące lekkie ścianki odzielające stanowiska pracy, pozwalające na mobilną zmianę przestrzeni i kształtowanie jej w dowolny sposób.

Ochronne ścianki obudowujące stanowiska pracy. To zupełnie nowa koncepcja wdrażana w biurach od paru miesięcy, która jest odpowiedzią na zmęczenie pracowników pracą w przestrzeni open space. Obserwujemy powolny odwrót od koncepcji otwartych przestrzeni na rzecz stworzenia wyizolowanych obszarów zapewniających pracownikowi komfort pracy, a obecnie, dodatkowo, chroniących od pozostałych pracowników.

W przestrzeniach otwartych, w których powrót do zabudowanych biur wydaje się nieatrakcyjne zarówno organizacyjnie jak i ekonomicznie, to rozwiązanie cieszy się coraz większym powodzeniem.

3.Wydzielenie przestrzeni wspólnych.

Dzisiejsze biura pełne są otwartych przestrzeni, systemów kanap, siedzisk i foteli. Ludzie chcą się spotykać, rozmawiać, wspólnie wypić kawę. W obecnej sytuacji należy również zadbać o te obszary zabudowując je i wydzielając bezpieczne przestrzenie. Można również zadbać o wykonanie kanap oraz siedzisk w tkaninach łatwych do dezynfekcji.

4. Akustyczne moduły wydzielające, zwane popularnie budkami akustycznymi, pozwalające na pracę indywidualną, prowadzenie videokonferencji i małe spotkania. Odizolowane od pozostałych pracowników mają tę przewagę, że można je szybko zdezynfekować urządzeniami ozonującymi i fumigującymi.

5. Stworzenie miejsc bezdotykowej wymiany dokumentów

Pomimo powrotu do pracy w biurze nadal ograniczona będzie możliwość fizycznej wymiany dokumentów z osobami spoza organizacji lub poszczególnymi zespołami w ramach firmy. Dobrym rozwiązaniem będą zamykane szafki locker pozwalające na pozostawienie dokumentów na określony czas i bezpieczny ich odbiór w dowolnym momencie.

6. Bezpieczeństwo i uwaga

Oprócz wprowadzenia przestrzeni bezpiecznych dla pracowników należy bezwzględnie pamiętać o wentylacji pomieszczeń oraz o dezynfekcji powierzchni stanowisk pracy, recepcji, podłokietników foteli, urządzeń biurowych oraz elementów wspólnych. Preparaty do dezynfekcji powinny mieć szerokie spektrum działania, w tym wirusobójcze, aby były skuteczne w walce z wirusem Covid-19.

 

Pamiętajmy również o tym, że kluczowa staje się uważność, wzajemna obserwacja i ostrożność. Potrzebujemy kontaktów społecznych i nie jesteśmy w stanie ich całkowicie wyeliminować. Zróbmy jednak wszystko co możliwe, aby powrót do biur był bezpieczny.

 

CONTRACT, Joanna Jezior-Sojka, maj 2020